The authority must immediately inform those using its data sets if there is a disturbance in its data management that prevents or threatens to prevent the availability of the authority's data sets. The authority must inform about the estimated duration of the disruption or its threat, if possible, alternative ways to utilize the authority's data sets and the end of the disruption or threat.
Notifying the public about outages of the authority's digital services and other electronic data transfer methods is regulated by the Act on the Provision of Digital Services (306/2019 ) in section 4, subsection 2.
The information management unit must find out the essential risks to the continuity of its data processing, utilization of information systems and operations based on them. Based on the risk assessment, the information management unit has to ensure that the processing of its data materials, the utilization of information systems and the operations based on them continue as undisturbed as possible in the event of disturbances to normal conditions and in the exceptional conditions referred to in the Emergency Act (1552/2011) by means of advance preparation of contingency plans and operations in the event of disturbances, as well as other measures.
About the authorities in general the obligation to prepare for exceptional circumstances and the organization of state information management, data processing, electronic services, information traffic and information security in exceptional circumstances are stipulated in the Emergency Act.
Tiedonhallintayksikön on suoritettava olennaiset riskiarvioinnit sen tietoaineistojen käsittelyn, tietojärjestelmien hyödyntämisen ja toiminnan jatkuvuuden suhteen. Riskiarvioinnin perusteella tiedonhallintayksikön on:
a) Laadittava valmiussuunnitelmat ja etukäteisvalmistelut häiriötilanteiden varalle.
b) Suoritettava muut tarvittavat toimenpiteet, jotta tietoaineistojen käsittely, tietojärjestelmien hyödyntäminen ja niihin perustuva toiminta voivat jatkua mahdollisimman häiriöttömästi normaaliolojen häiriötilanteissa sekä valmiuslaissa (1552/2011) tarkoitetuissa poikkeusoloissa.
Viranomaisen on viipymättä tiedotettava niille, jotka hyödyntävät sen tietoaineistoja, jos viranoman tietojenhallintaan kohdistuu häiriö, joka estää tai uhkaa estää tietoaineistojen saatavuuden. Tiedotuksessa on annettava seuraavat tiedot:
a) Häiriön tai sen uhan arvioitu kesto.
b) Mahdolliset korvaavat tavat hyödyntää viranomaisen tietoaineistoja, jos sellaisia on.
c) Häiriön tai uhan päättyessä.
Viranomaisen on noudatettava digitaalisten palvelujen ja muiden sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttökatkoista tiedottamisesta yleisölle annettuja ohjeita, kuten ne on säädetty digitaalisten palvelujen tarjoamisesta annetun lain (306/2019) 4 §:n 2 momentissa.
Elevate Your Knowledge with Exclusive Access to Weekly Webinars, Video Courses, Help Articles, and Blogs.
