Tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttaminen

Viranomaisen on muunnettavat muussa kuin sähköisessä heille saapuvat asiakirjat sähköiseen muotoon, mikäli asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka arkistoitavaksi. Sähköiseen muotoon muuttamisesta voidaan poiketa vain välttämätöntä turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten tai asiakirjan luonteeseen liittyvän välttämättömän syyn vuoksi.

Viranomaisen on lisäksi huolehdittava, että tietoaineisto on saatavilla yleisesti käytettävässä koneluettavassa muodossa, jos tietoaineisto voidaan saattaa alkuperäisestä muodosta suoraan koneluettavaan muotoon.

Sähöiseen muotoon muutetun asiakirjan todistusvoimaisuudesta on huolehdittava muutetun asiakirjan eheyden ja luotettavuuden varmistamisella. Muuttamisessa on käytettävä tekniikka, jolla varmennetaan viranomaisen tarkistus ja varmistus asiakirjan sisällöstä. Jälkikäteen täytyy pystyä todentamaaan, jos asiakirjaan on tehty muutoksia muutoksen jälkeen.

Eheyden ja luotettavuuden varmentamiseksi voidaan toteuttaa seuraavia toimenpiteitä:

• Muunnettujen asiakirjojen sähköinen allekirjoitus muuntamisen toteuttaneelta henkilöltä
• Asiakirjan säilyttäminen sekä alkuperäisenä, että PDF/A-formaatissa
• Kansallisarkiston ohjeiden ja määräysten noudattaminen tietojen pitkäaikaissäilytykseen liittyen.