Content library
Cyberday content library
Case management and archiving

Requirement description

How to fill the requirement

Cyberday content library

Case management and archiving

Task name
Priority
Status
Theme
Policy
Other requirements
No items found.

Tasks included in the policy

Task name
Priority
Status
Theme
Policy
Other requirements
Asiakirjajulkisuuskuvaus-raportin julkaisu ja ylläpito
Critical
High
Normal
Low
Fully done
Mostly done
Partly done
Not done
Information management
Case management and archiving
3
requirements

Examples of other requirements this task affects

28 §: Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi
TiHL
HAL-18: Asiakirjajulkisuuden toteuttaminen
Julkri
4.7: Tietojärjestelmien suunnittelu asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi
TiHL tietoturvavaatimukset
See all related requirements and other information from tasks own page.
Go to >
Asiakirjajulkisuuskuvaus-raportin julkaisu ja ylläpito
1. Task description

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä ja julkaistava kuvaus yleisessä tietoverkossa, siltä osin kun tiedot eivät ole salassapidettäviä.

Asiakirjakuvauksen avulla autetaan kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä ja kuvataan kansalaisille, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Kuvauksen on sisällettävä tiedot:

  • organisaation tietovarannoista ja liittyvistä tietojärjestelmistä
  • tietovarannosta vastaavasta viranomaisesta
  • tietovarantojen sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin
  • hakutekijöistä, joilla asiakirjoja on mahdollista hakea järjestelmistä
  • tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Digiturvamallin avulla asiakirjajulkisuuskuvaus voidaan muodostaa automaattisesti ja julkaista joko organisaation omilla verkkosivuilla tai vaihtoehtoisesti myös Tiedonhallintamalli.fi-sivustolla, kun kuvaukseen liittyvä dokumentaatio on muodostettu Digiturvamallissa.

Asioiden rekisteröinti asiarekisteriin
Critical
High
Normal
Low
Fully done
Mostly done
Partly done
Not done
Information management
Case management and archiving
2
requirements

Examples of other requirements this task affects

25 §: Rekisteröinti asiarekisteriin
TiHL
26 §: Asiarekisteriin rekisteröitävät tiedot
TiHL
See all related requirements and other information from tasks own page.
Go to >
Asioiden rekisteröinti asiarekisteriin
1. Task description

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä asiarekisteriä. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Viranomaiselle saapuneet asiat on rekisteröitävä viipymättä asiarekisteriin. Rekisteristä on käytävä ilmi asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään, asiakirjan saapumisajankohta sekä tiedonhallintalain 26 §:ssä säädetyt tiedot.

Tiedonhallintayksikön on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Palvelujen tuottamisen yhteydessä muodostuvan tietoaineiston rekisteröinti
Critical
High
Normal
Low
Fully done
Mostly done
Partly done
Not done
Information management
Case management and archiving
1
requirements

Examples of other requirements this task affects

27 §: Tietoaineistojen hallinta palveluja tuotettaessa
TiHL
See all related requirements and other information from tasks own page.
Go to >
Palvelujen tuottamisen yhteydessä muodostuvan tietoaineiston rekisteröinti
1. Task description

Muun kuin asiankäsittelyn yhteydessä muodostuvan tietoaineiston hallinta on järjestettävä siten, että tietoaineistosta muodostettavat asiakirjat ovat haettavissa jollakin tietokokonaisuudet yksilöivällä tunnuksella, jotta tiedot voidaan antaa siihen oikeutetulle vaivattomasti.

Viranomaisen on rekisteröitävä palveluja tuotettaessa muodostuvat asiakirjat ja muut tiedot viipymättä siten, että niiden muodostuminen palvelua tuotettaessa voidaan jälkikäteen todentaa.

Asiakirjojen julkisuutta tukeva tiedonhallintasuunnittelu
Critical
High
Normal
Low
Fully done
Mostly done
Partly done
Not done
Information management
Case management and archiving
4
requirements

Examples of other requirements this task affects

13 §: Tietoaineistojen ja tietojärjestelmien tietoturvallisuus
TiHL
28 §: Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi
TiHL
HAL-18: Asiakirjajulkisuuden toteuttaminen
Julkri
4.7: Tietojärjestelmien suunnittelu asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi
TiHL tietoturvavaatimukset
See all related requirements and other information from tasks own page.
Go to >
Asiakirjojen julkisuutta tukeva tiedonhallintasuunnittelu
1. Task description

Viranomaisen on suunniteltava tietojärjestelmät, tietovarantojen tietorakenteet ja niihin liittyvä tietojenkäsittely siten, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivatta toteuttaa. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi:

  • Selvittämällä tietovarantoihin kohdistuvat tiedonsaantivaatimukset
  • Tunnistaa tietovarantoihin liittyvät julkiset ja salassa pidettävät tiedot
  • Suunnittelemalla kuinka saatavuustarpeet voidaan toteuttaa vaarantamatta salassapitoa
  • Salassapitovaatimuksien huomiointi tietojärjestelmien hakutoiminnoissa

Universal cyber compliance language model: Comply with confidence and least effort

In Cyberday, all frameworks’ requirements are mapped into universal tasks, so you achieve multi-framework compliance effortlessly.

Security frameworks tend to share the common core. All frameworks cover basic topics like risk management, backup, malware, personnel awareness or access management in their respective sections.
Cyberday’s universal cyber security language technology creates you a single security plan and ensures you implement the common parts of frameworks just once. You focus on implementing your plan, we automate the compliance part - for current and upcoming frameworks.
Start your free trial
Get to know Cyberday
Start your free trial
Cyberday is your all-in-one solution for building a secure and compliant organization. Whether you're setting up a cyber security plan, evaluating policies, implementing tasks, or generating automated reports, Cyberday simplifies the entire process.
With AI-driven insights and a user-friendly interface, it's easier than ever to stay ahead of compliance requirements and focus on continuous improvement.
Clear framework compliance plans
Activate relevant frameworks and turn them into actionable policies tailored to your needs.
Credible reports to proof your compliance
Use guided tasks to ensure secure implementations and create professional reports with just a few clicks.
AI-powered improvement suggestions
Focus on the most impactful improvements in your compliance with help from Cyberday AI.
1.1 (MIL2): Manage IT and OT Asset Inventory
C2M2
1.1 (MIL3): Manage IT and OT Asset Inventory
C2M2
1.1.1: Availability of information security policies
TISAX
1.1.1: Identify the organisation’s strategy and priorities
NSM ICT-SP
1.1.2: Identify the organisation’s structures and processes for security management
NSM ICT-SP
1.1.3: Identify the organisation’s processes for ICT risk management
NSM ICT-SP
1.1.4: Identify the organisation’s tolerances for ICT risk
NSM ICT-SP
1.1.5: Identify the organisation’s deliverables, information systems and supporting ICT functions
NSM ICT-SP
1.1.6: Identify information processing and data flow
NSM ICT-SP
1.2 (MIL2): Manage Information Asset Inventory
C2M2
1.2 (MIL3): Manage Information Asset Inventory
C2M2
1.2.1: Establish a process to identify devices and software in use at the organisation
NSM ICT-SP
1.2.1: Scope of Information Security management
TISAX
1.2.2: Establish organisational guidelines for approved devices and software
NSM ICT-SP
1.2.2: Information Security Responsibilities
TISAX
1.2.3: Identify devices in use at the organisation
NSM ICT-SP
1.2.3: Information Security requirements in projects
TISAX
1.2.4: Definition of responsibilities with service providers
TISAX
1.2.4: Identify the software in use at the organisation
NSM ICT-SP
1.2: Manage Information Asset Inventory
C2M2
1.3 (MIL2): Manage IT and OT Asset Configuration
C2M2
1.3 (MIL3): Manage IT and OT Asset Configuration
C2M2
1.3.1: Identification of information assets
TISAX
1.3.1: Identify the users of the information systems
NSM ICT-SP
1.3.2: Classification of information assets
TISAX
1.3.2: Identify and define the different user categories
NSM ICT-SP
1.3.3: Identify roles and responsibilities linked especially to ICT security
NSM ICT-SP
1.3.3: Use of approved external IT services
TISAX
1.3.4: Use of approved software
TISAX
1.3: Manage IT and OT Asset Configuration
C2M2
1.4 (MIL2): Manage Changes to IT and OT Assets
C2M2
1.4 (MIL3): Manage Changes to IT and OT Assets
C2M2
1.4.1: Management of Information Security Risks
TISAX
1.4: Manage Changes to IT and OT Assets
C2M2
1.5 (MIL1): Management Activities for the ASSET domain
C2M2
1.5 (MIL2): Management Activities for the ASSET domain
C2M2
1.5 (MIL3): Management Activities for the ASSET domain
C2M2
1.5.1: Assessment of policies and requirements
TISAX
1.5.2: External review of ISMS
TISAX
1.5: Management Activities for the ASSET domain
C2M2
1.6.1: Reporting of security events
TISAX
1.6.2: Management of reported events
TISAX
1.6.3: Crisis preparedness
TISAX
10 §: Johdon vastuu
Kyberturvallisuuslaki
10. Processing of personal data relating to criminal convictions and offences
GDPR
10.1 (MIL2): Establish Cybersecurity Program Strategy
C2M2
10.1 (MIL3): Establish Cybersecurity Program Strategy
C2M2
10.1.1: Policy on the use of cryptographic controls
ISO 27001
10.1.2: Key management
ISO 27001
10.1.2: Key management
ISO 27017
10.1: Cryptographic controls
ISO 27001
10.1: Cryptographic controls
ISO 27017
10.1: Establish Cybersecurity Program Strategy
C2M2
10.1: Non-conformity and corrective action
ISO 27001
10.2 (MIL2): Establish and Maintain Cybersecurity Program
C2M2
10.2 (MIL3): Establish and Maintain Cybersecurity Program
C2M2
10.2: Establish and Maintain Cybersecurity Program
C2M2
10.2: Continuous improvement
ISO 27001
10.3 (MIL1): Management Activities for the PROGRAM domain
C2M2
10.3 (MIL2): Management Activities for the PROGRAM domain
C2M2
10.3 (MIL3): Management Activities for the PROGRAM domain
C2M2
10.3: Management Activities for the PROGRAM domain
C2M2
10: Cryptography
ISO 27001
10: Cryptography
ISO 27017
10: Cybersecurity Program Management (PROGRAM)
C2M2
10: Prosessi väärinkäytöksiin reagoimiseksi
Digiturvan kokonaiskuvapalvelu
11 §: Poikkeamailmoitukset viranomaiselle
Kyberturvallisuuslaki
11. Processing which does not require identification
GDPR
11.1.1: Physical security perimeter
ISO 27001
11.1.2: Physical entry controls
ISO 27001
11.1.3: Securing offices, rooms and facilities
ISO 27001
11.1.4: Protecting against external and environmental threats
ISO 27001
11.1.5: Working in secure areas
ISO 27001
11.1.6: Delivery and loading areas
ISO 27001
11.1: Secure areas
ISO 27001
11.2.1: Equipment siting and protection
ISO 27001
11.2.2: Supporting utilities
ISO 27001
11.2.3: Cabling security
ISO 27001
11.2.4: Equipment maintenance
ISO 27001
11.2.5: Removal of assets
ISO 27001
11.2.6: Security of equipment and assets off-premises
ISO 27001
11.2.7: Secure disposal or re-use of equipment
ISO 27001
11.2.7: Secure disposal or re-use of equipment
ISO 27017
11.2.8: Unattended user equipment
ISO 27001
11.2.9: Clear desk and clear screen policy
ISO 27001
11.2: Equipment
ISO 27001
11.2: Equipment
ISO 27017
11: Digiturvan mittarien määrittäminen
Digiturvan kokonaiskuvapalvelu
11: Physical and environmental security
ISO 27001
11: Physical and environmental security
ISO 27017
12 §: Luotettavuutta edellyttävien tehtävien tunnistaminen ja luotettavuudesta varmistuminen
TiHL
12 §: Poikkeamaa koskeva väliraportti
Kyberturvallisuuslaki
12. Transparent information, communication and modalities for the exercise of the rights of the data subject
GDPR
12.1.1: Documented operating procedures
ISO 27001
12.1.2: Change management
ISO 27001
12.1.3: Capacity management
ISO 27001
12.1.4: Separation of development, testing and operational environments
ISO 27001
12.1: Operational procedures and responsibilities
ISO 27001
12.2.1: Controls against malware
ISO 27001
12.2: Protection from malware
ISO 27001