Content library
Public administration information management act
26 §: Asiarekisteriin rekisteröitävät tiedot

Requirement description

Tiedonhallintayksikön on muodostettava viranomaisen käsiteltäväksi otetun tai annetun asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään.

Viranomaisen on rekisteröitävä asialle ainakin seuraavat yksilöintitiedot:

1) tiedonhallintayksikön yritys- ja yhteisötunnus;

2) viranomaisen yksilöivä tieto;

3) toimintaprosessin yksilöivä tieto;

4) asian vireilletuloajankohta.

Viranomaiselle saapuneesta asiakirjasta rekisteröidään ainakin:

1) asiakirjan yksilöivä tieto;

2) asiakirjan saapumistapa;

3) asiakirjan lähettäjä tai asiamies.

Viranomaisen laatimista asiakirjoista rekisteröidään ainakin:

1) asiakirjan yksilöivä tieto;

2) asiakirjan laatija;

3) laatimisajankohta;

4) asiakirjan lähettämisajankohta ja lähettämistapa.

Asiarekisteriin rekisteröidään lisäksi asiasta ainakin:

1) asian vireillepanija ja tarvittaessa muut asianosaiset;

2) asian käsittelyn tila;

3) viranomaisen toimenpiteet ja niissä käsitellyt asiakirjat käsittelyvaiheittain;

4) viranomaisen tekemän asiankäsittelyn päättävän ratkaisun ajankohta;

5) tarvittaessa viranomaisen lähettämien asiakirjojen tiedoksiantotapa.

How to fill the requirement

Public administration information management act

26 §: Asiarekisteriin rekisteröitävät tiedot

Task name
Priority
Status
Theme
Policy
Other requirements
Asioiden rekisteröinti asiarekisteriin
Critical
High
Normal
Low
Fully done
Mostly done
Partly done
Not done
Information management
Case management and archiving
2
requirements

Examples of other requirements this task affects

25 §: Rekisteröinti asiarekisteriin
TiHL
26 §: Asiarekisteriin rekisteröitävät tiedot
TiHL
See all related requirements and other information from tasks own page.
Go to >
Asioiden rekisteröinti asiarekisteriin
1. Task description

Tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä asiarekisteriä. Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista.

Viranomaiselle saapuneet asiat on rekisteröitävä viipymättä asiarekisteriin. Rekisteristä on käytävä ilmi asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään, asiakirjan saapumisajankohta sekä tiedonhallintalain 26 §:ssä säädetyt tiedot.

Tiedonhallintayksikön on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.

Tasks included in the policy

Task name
Priority
Status
Theme
Policy
Other requirements
No items found.

Never duplicate effort. Do it once - improve compliance across frameworks.

Reach multi-framework compliance in the simplest possible way
Security frameworks tend to share the same core requirements - like risk management, backup, malware, personnel awareness or access management.
Cyberday maps all frameworks’ requirements into shared tasks - one single plan that improves all frameworks’ compliance.
Do it once - we automatically apply it to all current and future frameworks.
Get to know Cyberday
Start your free trial
Cyberday is your all-in-one solution for building a secure and compliant organization. Whether you're setting up a cyber security plan, evaluating policies, implementing tasks, or generating automated reports, Cyberday simplifies the entire process.
With AI-driven insights and a user-friendly interface, it's easier than ever to stay ahead of compliance requirements and focus on continuous improvement.
Clear framework compliance plans
Activate relevant frameworks and turn them into actionable policies tailored to your needs.
Credible reports to proof your compliance
Use guided tasks to ensure secure implementations and create professional reports with just a few clicks.
AI-powered improvement suggestions
Focus on the most impactful improvements in your compliance with help from Cyberday AI.