Viranomaisen on pyrittävä hyödyntämään toisen viranomaisen tietoaineistoja, jos viranomaisella on oikeus saada tarvittavat tiedot toiselta viranomaiselta teknisen rajapinnan tai katseluyhteyden avulla.
Jos viranomaisella on oikeus saada toisen viranomaisen tietovarannosta, se ei saa vaatia asiakastaan esittämään tai toimittamaan tällaista todistusta tai otetta, ellei se ole välttämätöntä asian selvittämiseksi.
Viranomaisen on muunnettavat muussa kuin sähköisessä heille saapuvat asiakirjat sähköiseen muotoon, mikäli asiakirja on säädetty pysyvästi säilytettäväksi taikka arkistoitavaksi. Sähköiseen muotoon muuttamisesta voidaan poiketa vain välttämätöntä turvallisuusluokiteltavien asiakirjojen käsittelyä koskevien vaatimusten tai asiakirjan luonteeseen liittyvän välttämättömän syyn vuoksi.
Viranomaisen on lisäksi huolehdittava, että tietoaineisto on saatavilla yleisesti käytettävässä koneluettavassa muodossa, jos tietoaineisto voidaan saattaa alkuperäisestä muodosta suoraan koneluettavaan muotoon.
Sähöiseen muotoon muutetun asiakirjan todistusvoimaisuudesta on huolehdittava muutetun asiakirjan eheyden ja luotettavuuden varmistamisella. Muuttamisessa on käytettävä tekniikka, jolla varmennetaan viranomaisen tarkistus ja varmistus asiakirjan sisällöstä. Jälkikäteen täytyy pystyä todentamaaan, jos asiakirjaan on tehty muutoksia muutoksen jälkeen.
Eheyden ja luotettavuuden varmentamiseksi voidaan toteuttaa seuraavia toimenpiteitä:
Viranomainen voi luovuttaa teknisten rajapintojen avulla tietoja muulle kuin toiselle viranomaiselle, jos tiedot saavalla toimijalla on erikseen laissa säädetty tiedonsaantioikeus ja oikeus käsitellä näitä tietoja.
Viranomainen voi avata katseluyhteyden toiselle viranomaiselle sellaisiin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla viranomaisella on tiedonsaantioikeus. Katseluyhteyden suhteen tulee:
Viranomaisten on toteutettava säännöllinen tietojen luovuttaminen tietojärjestelmien välillä teknisten rajapintojen avulla, jos vastaanottavalla viranomaisella on tietoihin laissa säädetty tiedonsaantioikeus. Muuta toteutusta voidaan käyttää, jos teknisen rajapinnan toteuttaminen tai käyttö ei ole teknisesti tai taloudellisesti tarkoituksenmukaista.
Jos luovutettavat tiedot ovat henkilötietoja tai salassa pidettäviä tietoja, luovutettavien tietojen tapauskohtainen tarpeellisuus tai välttämättömyys tietoja saavan viranomaisen tehtävien hoitamiseksi on varmistettava teknisesti.
In Cyberday, all frameworks’ requirements are mapped into universal tasks, so you achieve multi-framework compliance effortlessly.
.png)
Elevate Your Knowledge with Exclusive Access to Weekly Webinars, Video Courses, Help Articles, and Blogs.
